Forretningsbudget – her er de ting, alle bør vide


En relativt lille del af medarbejderne beskæftiger sig direkte med virksomhedens forretningsbudget, men det påvirker alle – uanset deres titel. Alle medarbejdere ser utvivlsomt gerne, at virksomheden giver overskud, og at deres jobs også er sikret i fremtiden. En gennemgang af budgettet kan derfor være en af de mest interessante dele, når det kommer til de månedlige møder og kick-offs. Det er også vigtigt for virksomhedslederne, at alle medarbejdere interesserer sig for forretningsbudgettet, internaliserer det og dedikerer sig til det. Hvordan får man så medarbejderne til at dedikere sig til forretningsbudgettet? Hvordan planlægges budgettet, og hvordan spores implementeringen? Det er det næste, vi ser nærmere på.

two colleagues working

Forretningsbudgettet er rygraden i al drift

Forretningsbudgettet er et skøn over virksomhedens månedlige eller årlige udgifter, indtægter og økonomiske resultater. Ligesom med rapportering er forretningsbudgettets primære funktion at hjælpe med beslutningstagning og planlægning af virksomhedens drift. Uden et budget har medarbejderne hverken fornemmelse af virksomhedens økonomiske status på nuværende tidspunkt eller i fremtiden: Det er umuligt at vide, hvordan det går, og hvad fremtiden bringer. Hvordan kan du træffe beslutninger om ansættelse af nye medarbejdere eller lancering af nye produkter i en sådan situation?

Mange har måske hørt påstanden om, at budgettering ikke er nødvendigt i den hektiske moderne verden, hvor der er behov for svar i realtid. Dette er dog ikke sandt, for budgettering og en nøjagtig forudsigelse af virksomhedens fremtid er muligvis vigtigere end nogensinde før. Dog er det korrekt, at man i dagens verden ikke kan nøjes med et årligt budget, hvis det er statisk og trægt og efterlades til at hvile på laurbærrene. Fleksibilitet, fortolkning af omgivende signaler og evnen til at reagere hurtigt er væsentlige egenskaber i nutidens budgettering. Budgettering og prognosering skal ses som en løbende proces snarere end et “én gang om året”-projekt.

Erhvervsbudget: Årlig eller rullende prognose?

Der er lige så mange eksempler på forretningsbudgetter, som der findes virksomheder, men de følger alle de samme principper. Normalt indebærer budgettering en mere konkret udarbejdelse af et årsbudget. Det årlige budget vil skabe rammerne for det kommende år. Selvom den moderne verden kører i højt tempo, og virksomheder sommetider er nødt til at justere deres budgetter hurtigt, er det vigtigt at udarbejde et officielt årsbudget. Årsbudgettet er en langsigtet plan for udførelse af virksomhedens strategi såvel som et værktøj til økonomistyring, der danner rammen for en sammenhængende beslutningstagning.

Et årligt budget er næsten som grundtegningerne til et hus. Målet er at bygge et hus på denne måde, men hvor der kan foretages ændringer undervejs. Årsbudgettet er derfor ikke en fastlagt køreplan, der følges blindt, men derimod skal det ændres med prognoser i løbet af året. Uden løbende prognoser og overvågning er fordelene ved budgettering minimale, selv hvis den blev udarbejdet med omhu.

Hvad betyder rullende prognosering? I den rullende prognose indebærer cyklussen af finansiel planlægning ikke nødvendigvis et kalenderår eller en regnskabsperiode, men snarere en anden forudbestemt tidsramme. Måneder føjes til prognosen, efter at de foregående måneders resultater er blevet opgjort. Udarbejdelsen af en rullende prognose giver virksomheden information, der altid er opdateret og præcis. Det indebærer dog en mulig risiko for, at det bliver sværere at se detaljerne i det store billede, hvis de forudsete tidsrammer er for korte, og prognosen ikke er præcis nok.

workplace team

Virksomhedens budget er hele organisationens anliggende

Processen med udarbejdelse og opdatering af forretningsbudgettet skal være klar, gennemsigtig og baseret på realistiske skøn. På den måde er det mere sandsynligt, at medarbejderne forpligter sig til budgettet og de fælles mål. Udarbejdelsen af et budget skal ses som en inddragende proces, snarere end en færdig ensidig økonomisk prognose, der gives til medarbejderne. Optimalt set deltager medarbejderne i udarbejdelsen af budgettet, og de bliver hørt, når de laver prognoser over de økonomiske tal relateret til deres domæner. Når først forretningsbudgettet er klart, bør ledelsen forklare budgettets beregninger, når det er nødvendigt: Hvad er tallene baseret på, og hvilke ting påvirker de? Hvis budgettets mål involverer løn for præstationer eller bonusser, er det vigtigt, at de anses som både fair og opnåelige.

En virksomheds budget er derfor en fælles indsats for hele organisationen. Moderne værktøjer hjælper med at implementere en “bottom-up”-lignende budgetteringsproces i organisationen, som medarbejderne kan være dedikerede til. Når prognose-input decentraliseres i hele organisationen, forbedres deres nøjagtighed. Udover engagerede medarbejdere og mere præcise prognoser er fordelen ved inddragende budgettering, at økonomiledelsen får mere tid til at analysere data og forberede forskellige scenarier.

Vi kan hjælpe jer med budgettering og prognosering.